I denne artikel, kan du læse om hvordan du tilmelder dig ‘ny’ bogføring i DataLøn. Den nye måde at bogføre på
Tilmelding
Opsætning
Output
Tilmelding
Du kan ikke tilmelde dig ny bogføring med integration endnu, pt. er det kun muligt at bogføre via CSV fil.
Det er ikke muligt at overføre opsætning fra nuværende CSV fil til den nye løsning, da der er forskel på de 2 måder at bogføre på.
Den nye bogføringsløsning er et aktivt tilvalg, det ændrer ikke noget ved din nuværende opsætning (via regnskabssystemer)
Du kan godt have begge opsætninger så længe det kun er på CSV fil
Opsætning
I DataLøn er der fra start sat en standard kontoplan og standard bogføringsfil op. Disse kan ændres, så det passer med virksomhedens kontonumre i økonomisystemet, og man kan tilføje en dimension til sin bogføring via bogføringsgrupper.
For at komme ind i opsætning af bogføring vælger man menupunktet ‘Bogføring’ under ‘Virksomhed’
Du vil nu blive mødt af ‘Velkommen til ny bogføring i DataLøn’ hvor vi kort forklarer lidt om den ‘nye bogføring’ og giver dig mulighed for at kigge på de nye bilag og de nye filer.
Når du har trykket ‘Fortsæt til ny bogføring’ har du nu som fremgår ovenfor 3 muligheder:
Kontoplan
Kørsler
Opsætning
Kontoplan
Her findes kontoplanen, som er født med et sæt standardkontonumre.
Man kan ændre både kontonummer og tekst.
Kontonummeret kan være 8 cifre langt
Tekst kan være 40 karakterer langt
Det er ikke nødvendigt at huske at gemme, da det sker automatisk. Opsplitning på typer
Man kan ved den lille blå pil til venstre for typen åbne og se hvilke poster, der hører med, og man kan få splittet dele af posten ud på egne kontonumre/tekst.
Eksempel:
I ovenstående eksempel har man valgt at splitte overtid ud, så det kommer ud i bogføringen for sig selv.
Hvis man har behov for det, kan man under ‘Overtid’ også få splittet de enkelte løndele ud.
Et output af ovenstående kunne se sådan ud:
Eller som i vores standard bogføringsfil:
Opsplitning på bogføringsgrupper
Bruger virksomheden en dimension i bogføringen i form af bogføringsgrupper, kan man også splitte bogføringen op på disse.
Det gør man ved at klikke på det blå ikon helt ude til højre for teksten. (Det er ikke synlig, hvis man ikke har bogføringsgrupper)
Eksempel
På denne virksomhed er der 3 bogføringsgrupper og dem kan man vælge at ændre kontonummer og evt. tekst på.
Herunder vælger vi blot at differentiere på kontonummer.
Output
Bogføringen dannes altid med den aktuelle kontoplan. Output i form af enten pdf-fil eller csv-fil kan findes under Virksomhed, bogføring, kørsler. Oversigten kan se sådan ud:
Datoen, der vises, er bogføringsdatoen.
Derudover kan man se hvilken type kørsel, der er tale om (her er det løn), hvilken periode det er for. Hvor mange medarbejdere, der er med i lønnen og en visning af det beløb, der er en sum af både debet og kreditkolonnen på bogføringsbilaget.
Konteringsbilag
Når der køres løn, anvisninger eller afregninger i DataLøn vil der dannes et konteringsbilag. Bilaget vil vise de poster der er relevante i forhold til det kørte og på de kontonumre, der er angivet i kontoplanen.
Der dannes ikke linjer uden beløb
Der dannes ikke linjer med beløb i både debet og kredit - Vi viser det samlede beløb
Tilpasning af output
Ændring af kontoplan
Hvis du ændrer i din kontoplan, kan du hente nye bogføringsfiler og/eller bogføringsbilag ud under ‘Kørsler’, som vil afspejle dine ændringer. Der kommer ikke noget nyt bilag under ‘Dokumenter’.
*.csv-filen vil blot vises med den aktuelle kontoopsætning. Pdf-filen vil udover den nye kontoopsætning også have dato/klokkeslet i stedet for bilagsnummer. Det oprindelige bilag vil stadig være tilgængeligt under Dokumenter.
Eksempel:
Summering pr dag / måned
Hvis du har lavet mange reguleringer eller ekstra lønninger og derfor gerne vil have et hurtigt overblik kan man slå flere bogføringsfiler / bogføringsbilag sammen.
Det gør man ved at slå enten månedsvisning eller dagsvisning til:
Hvis man slår kørsler sammen, kan man holde musen over antallet af kørsler for at se, hvilke der er med.
Særlige scenarier
Negativ nettoløn
Dækning af negativ nettoløn er en underpost under ‘Fradrag efter skat’. Hvis man ikke vælger selvstændig kontering, vil beløbet derfor blive en del af det samlede fradrag efter skat.
Eksempel på lønseddel med negativ løn: 
Dækning af negativ nettoløn er en underpost under ‘Fradrag efter skat’. Hvis man ikke vælger selvstændig kontering, vil beløbet derfor blive en del af det samlede fradrag efter skat.
I eksemplet herunder er der selvstændig kontering på dækning af negativ nettoløn. Det betyder at den negative nettoløn ses for sig selv som en debet-post i resultatopgørelsen.
Havde der ikke været selvstændig kontering, var den lagt sammen med Fradrag efter skat, og der havde ikke været en debet-post, men kun en kreditpost på differencen:
