Lønguiden

Der kan kun reguleres på medarbejdere der oprindeligt var med i lønindberetningen.
Hvis du eksempelvis har glemt at indberette løn til en medarbejder på en tidligere indberettet løn, skal du lave en ny lønindberetning for medarbejderen, med den tidligere periode.

Når du har valgt den eller de medarbejdere du har reguleringer til, vises den oprindelige løn og du har nu mulighed for at rette på følgende:

Ændre værdier på de oprindelige løndele
Tilføje nye løndele
Rette de stamoplysninger som har dannet baggrund for beregning af lønnen
Tilføje stamoplysninger, som skulle have været en del af lønnen

Det er muligt at gemme reguleringen som en kladde, eller godkende den med det samme.

Når reguleringen er godkendt, behandles den med det samme. Det vil sige den indberettes med det samme og der skal foretages en regulering af reguleringen, hvis du efterfølgende har rettelser til det regulerede. Er du usikker på din regulering, så anbefaler vi at du gemmer den som kladde. Når den godkendes, så bliver der automatisk dannet et reguleringsbilag til din medarbejder. Bilaget er en tilføjelse til din medarbejders lønbilag.

Vær opmærksom på at der kan blive tilskrevet renter på skat og feriepenge, hvis dine rettelser resulterer i at der skal overføres mere til SKAT, FerieKonto eller anden feriekasse, på en løn indberettet tilbage i tid.

Har du en afdragsordning med SKAT fra tidligere, anbefaler vi at du tager kontakt til SKAT, for at sikre at reguleringen ikke vil påvirke din afragsordning.

Sådan gør du, når du skal regulere en løn:

I topmenuen skal du klikke på løn og derefter lønindberetning
Find den løn du vil rette, og klik på ikonet med de tre prikker
Vælg Regulér løn i oversigten
Derefter vælges den eller de medarbejdere, du har rettelser til.

På det næste billede vælger du den, eller de medarbejdere du ønsker at regulere lønnen på:

På den eller de valgte medarbejdere, får du nu et billede frem som ligner lønindberetningen, i venstre side kan du se hvad medarbejderen har fået lønbehandlet i den valgte lønkørsel. I højre side kan du taste det medarbejderen skulle have haft. Helt ude til højre kan du se nøgletal for lønnen, samt ferie og opsparinger. I Ferie og opsparinger får du vist medarbejderens tal for den lønperiode du er igang med at regulere.

Det er vigtigt at du taster det som det skulle have været, og altså ikke forskellen.
I eksemplet herunder, ændres medarbejderen løn fra 84.100,00 i ferieberettiget løn til 50.000,00 i ferieberettiget løn.

Inden korrekt værdi er tastet ser billedet således ud:

Efter indtastning af korrekt værdi i ferieberettiget løn ser billedet således ud:

Nøgletallene afspejler de ændringer i lønnen, som reguleringen medfører. Opsparinger og ferie, inkl reduktion af feriepengegrundlag, vil afspejle den lønperiode du regulerer for, inkl. de ændringer som vil ske i forbindelse med reguleringer.

Du kan i reguleringsbilledet se medarbejderens månedsfradrag.
På 14. dages lønnede medarbejdere vil det også være månedsfradraget der vises, men vi beregner reguleringen med 14. dages fradrag.

Nu kan du trykke på Vis bilag. Det fungerer ligesom i lønindberetningen, hvor du kan få vist hvordan reguleringsbilaget vil se ud:

Af kladden fremgår det at medarbejderen skylder virksomheden 16.692,00 kr, på baggrund af reguleringen. Dette beløb kan du lægge ind i medarbejderens næste lønbehandling som fratræk (evt. Løndel 08), eller medarbejderen kan overføre beløbet til virksomhedens konto.
Du kan også se pensionsbeløbet for henholdsvis medarbejder og virksomhed.
Når du godkender reguleringen, så bliver den behandlet med det samme. Har du lavet en fejl i reguleringen, så skal du efterfølgende foretage en regulering af reguleringen. Hvis du er i tvivl om beløb eller satser i din regulering, så anbefaler vi at du gemmer den som kladde, og komme tilbage når du er sikker, for at godkende reguleringen.

En eventuel udbetaling i forbindelse med reguleringen sker altid hurtigst muligt, 2 hverdage efter reguleringen er gennemført. Det er derfor ikke muligt at rette udbetalingsdatoen.

Hvis en saldo eller opsparing har stået forkert i en løn, skal det rettes på medarbejderens stamoplysninger, hvorefter lønnen automatisk vil blive reguleret på baggrund af dine rettelser.

Har du en rettelse til tidligere indkomstår, er det muligt at regulere lønperioderne september, oktober, november og december. Har du rettelser for en periode der ligger tidligere end disse, skal rettelsen foretages direkte i eIndkomst. Du skal være opmærksom på, at hvis du selv foretager rettelser i eIndkomst, kan DataLøn ikke hjælpe med afstemning, da vi ikke kan se rettelser foretaget af andre.

Ved reguleringer henover årsskiftet, skal du være opmærksom på at de kan foretages i DataLøn frem til det tidspunkt på året, hvor SKAT lukker for fratræk for det tidligere indkomstår. SKAT’s Deadline er den 15. februar 20xx, det betyder at du skal indberette i DataLøn senest kl. 16:30 hverdagen før.

Ved regulering for tidligere indkomstår, der har en opskrivning af den oprindelige lønudbetaling, vil indkomsten tilhøre nyt indkomstår. Laver man derimod en regulering, der nedskriver/tilbagefører den oprindelige lønudbetaling, så tilhører det tidligere indkomstår.

Ved regulering der har en positiv nettoløn, vil der på bogføringsbilaget stå både den lønperiode der reguleres for, samt det nye indkomstår som vist her:

Vær opmærksom på at hvis du laver en regulering der påvirker fritvalg og feriepengeopsparinger, så vil det automatisk blive reguleret på medarbejderens saldo i det nye indkomstår.

(Laver du en regulering der påvirker SH opsparingen eller SH udbetalingen, så opskrives SH opsparingen i det nye indkomstår.)

Når du regulerer for en tidligere periode, der opskriver saldi, skal du være opmærksom på, at SKAT og/eller Feriekonto, kan opkræve et rentepåkrav.

Det er ikke anderledes at lave en regulering henover årsskiftet, end hvis du laver en regulering i løbet af året. Du kan benytte vores vejledninger Regulering af løn og Eksempler på regulering af løn.

Se en video her, om hvordan du gør.

Status på reguleringer

En regulering af løn, der ikke er behandlet, som stadig er i kladdeform, bliver vist på forsiden under Dine lønindberetninger, på samme måde som lønindberetningerne.

Er der en regulering af løn til godkendelse, vil det fremgå på forsiden at der er en lønindberetning til godkendelse under Dine opgaver og beskeder.

Lønindberetningsoversigt

En regulering af løn bliver vist i lønindberetningsoversigten sammen med de andre lønninger. De vises i dispositionsrækkefølge, så har du lavet en regulering af en februar løn, med disp i juli, så lægger den sig højere end den oprindelige løn.

En regulering der ligger i Kladde vises under Kommende løn
En regulering der er gennemført vises under ‘Tidligere løn’

Hvis du har rettelser til en regulering, skal du igen vælge Regulér løn ud for reguleringen og derefter skal du vælge den eller de medarbejdere, som du har rettelser til. De opsummerede tal fra den oprindelige løn vises, inklusiv tidligere reguleringer, hvilket der tages udgangspunkt i når der reguleres.

Det er muligt at se tidligere versioner af lønningerne/reguleringerne i dropdown menuen øverst til venstre.

Regulering af feriedage

Reguleringen kigger på ferieregnskabet, som det var på tidspunktet hvor lønnen kørte - ikke år til dato. Det betyder, at hvis der eksempelvis i februar tillægges 5 afholdte feriedage via regulering, så bør alle lønninger der er kørt efterfølgende også reguleres, for at ende med korrekt visning af ferieregnskab.

Hvis man har ændret en opsparing efter den oprindelige løn kørte, vil denne ændring blive medtaget af en eventuel regulering, da ændringer i opsparinger vil gælde fra starten af hhv. kalenderår eller ferieår.

Regulering af skatteforhold

Hovedkort

Ved regulering vil vi automatisk benytte de skatteoplysninger, som var til rådighed på det givne tidspunkt. Ønsker du at regulere med andre skatteoplysninger, kan du ændre i både både fradrag og trækprocent.

Frikort

Hvis du retter skattekortet i reguleringen til at bruge frikort, vil vi tage udgangspunkt i det fradrag der var til rådighed i lønperioden - ikke dags dato.

Regulering af stamdata i regulering af løn

Du kan regulere medarbejderens stamdata inde i lønreguleringen ved at klikke på de 3 prikker der står til højre for medarbejderens navn. Det er også her du kan fjerne medarbejdere du alligevel ikke ønsker at regulere.

Der vil som standard være tilføjet de mest brugte stamoplysninger.
Hvis de stamoplysninger du ønsker at regulere, ikke fremgår på listen, kan du klikke på Vis flere stamoplysninger, og du kan nu tilføje de stamoplysninger du ønsker at regulere.

Når du ændrer medarbejderens stamdata i en lønregulering, påvirkes reguleringen og hele lønnen genberegnes automatisk på baggrund af dine ændringer.

Når stamoplysninger er tilføjet eller rettet, vil det ikke slå igennem på medarbejderens stamoplysninger fremadrettet. Ændringen vedrører kun reguleringen af lønnen.

Tilføjelse af manglende ordning

Hvis den oprindelige løn blev gennemført, og der efterfølgende manglede en ordning, som eksempelvis pension, skal ordningen først tilføjes på medarbejderens stamoplysninger, under ret medarbejder i den blå topmenu.

Derefter vil ordningen fremgå under ikke tilføjede ordninger i reguleringen.

Du kan nu tilføje ordningen til lønnen, og du har mulighed for at rette i de enkelte felter ved behov.

Med “ordning” forstås følgende stamoplysninger:

AM-pension
Privat pension
Virksomhedsadministreret pension
Paragraf 53A ordning
Gruppeliv
Elevforsikring
Sundhedsordning
Barselsordning

Der er ikke mulighed for at fjerne hvert felt individuelt, men du kan ændre værdien til 0,00 på det felt du ikke ønsker skal indgå i ordningen.

Ordningen fjernes ved at klikke på papirkurven til højre.

Regulering af indkomsttyper

Hvis du har behov for at rette indkomsttypen på en medarbejder, skal du først tilbageføre den løn eller flere lønninger som er lønbehandlet med forkert indkomsttype.
Herefter kan du indberette lønnen eller lønningerne igen tilbage i tid, i den almindelige lønindberetning, med den korrekte indkomsttype.

Når reguleringen er godkendt, bliver der dannet et reguleringsbilag som dokumentation. Det vil du kunne finde i e-arkivet, og det vil blive sendt til medarbejderens digitale postkasse, hvis de er tilmeldt.

Tilbageførsel af løn fungerer på samme måde som en regulering.

Vælg den eller de medarbejdere, hvis løn du ønsker tilbageført og klik på Fortsæt.

Ved tilbageførslen kan du ikke ændre i løndele eller stamoplysninger, hvis du har behov for det, er det en regulering du skal lave.

Når du har valgt de medarbejdere du skal tilbageføre lønnen for og kontrolleret oplysningerne, skal du klikke på Tilbagefør.

Lønnen bliver derefter tilbageført både i DataLøn og i eIndkomst.

Når en løn tilbageføres for en eller flere medarbejdere, vil det ikke længere være muligt at regulere den pågældende løn. Hvis du har rettelser til den tilbageførte løn, skal du indberette en ny løn tilbage i tid (gammel løn) med de korrekte oplysninger.

Du kan se tilbageførte lønninger under ‘Tidligere løn’ i løndindberetningsoversigten.

Du vil også kunne se tilbageførte lønninger i tidligere versioner af løn, som du kan vælge i dropdown menuen, inde på reguleringer/lønninger/tilbageførsler.

En tilbageførsel af løn vil, ligesom reguleringen, medføre en besked i din DataLøn indbakke, med link til afregningsrapporten, når tilbageførslen er gennemført.

Hvis en løn der er blevet tilbageført, alligevel ikke skulle have været det, kan du indberette en ny løn og vælge samme periode som blev tilbageført, ligesom hvis du skulle lave en almindelig lønindberetning.

Hvis du tilbagefører en løn hvor nettolønnen var i minus, vil der komme et positivt beløb på overførselsrapporten, hvor der står til udbetaling. Men når der har været et tilsvarende negativt beløb, vil systemet undertrykke udbetalingen, og beløbet vil ikke blive udbetalt til medarbejderen.

Ved tilbageførsel af en løn, vil balancer såsom ATP, skattefradrag, pensionsbeløb mv. fra den tilbageførte løn genbruges/genberegnes på de næste lønninger.
Ved oprettelse af en ny løn for samme periode, vil de tilsvarende balancer benyttes igen.

Mangler du at indberette løn for en tidligere periode, kan du indberette en ny løn og vælge den tidligere lønperiode, du mangler at indberette for.

Det vil kun være muligt at lave nye lønindberetninger for det aktive indkomstår.

Når du indberetter løn tilbage i tid for indeværende år, kan du ændre udbetalingsdatoen fra hurtigst mulige udbetalingsdato og 30 dage frem.

Det er udbetalingsdatoen på lønnen, der bestemmer hvilket skattekort der benyttes.
Medmindre at det er en forudlønnet medarbejder, hvor det er periodens startdato, der bestemmer hvilket skattekort der benyttes.

Er der ikke et aktivt skattekort for perioden, trækkes der 55% i skat, jf. Skats regler.

Lønnen beregnes på baggrund af medarbejderens stamoplysninger, som de så ud i den lønperiode, hvor lønnen tilbage i tid indberettes. Også opsparinger beregnes som det så ud for perioden, og ikke hvordan det ser ud når lønnen gennemføres.

Det er ikke muligt at regulere beløb/dage på en allerede behandlet feriepengeanvisning.
Det vil altid være årsagen til fejlen på anvisningen, der skal rettes.

Det vil sige, at lønnen eller eventuelle stamdata, som stod forkert på lønnen, skal reguleres.

Når du har rettet lønnen eller de forkerte stamdata, er der forskel på hvordan det håndteres, alt efter om reguleringen resulterer i fratræk eller tillæg til anvisningen:

Ved en regulering, der resulterer i tillæg til en feriepengeanvisning, skal du blot lave en ny feriepengeanvisning for at få det resterende beløb anvist.
Ved regulering der resulterer i tillæg til en SH- eller feriefridagsanvisning, vil dine rettelser medtages automatisk næste gang der sker en anvisning.
Ved regulering der resulterer i fratræk, skal du først tilbageføre anvisningen, regulere lønnen, og herefter enten lave en ny feriepengeanvisning eller vente på ny SH- eller feriefridagsanvisning.

Laver du rettelser til en opsparing for sidste år, anvises de ikke på ny efter regulering. Du skal derfor foretage reguleringen til sidste år, og derefter opskrive opsparingen til indeværende år, for at sikre anvisning af den nye opsparing.

Når du har godkendt din regulering, vil det resultere i en række afregninger. Nogle vil automatisk håndteres af DataLøn, og andre vil du selv skulle overføre.

Når reguleringen er gennemført, vil du modtage et overblik over afregningerne i en rapport, som du finder som en besked i din DataLøn indbakke. I denne rapport kan du se, hvilke beløb DataLøn afregner, og om du selv skal foretage dig noget.
Du har også har mulighed for at se reguleringsbilaget, og en reguleringsrapport.

Hvilke beløb afregnes af DataLøn?

Alle reguleringer, der resulterer i et positivt resultat, bliver afregnet af DataLøn.

Det vil ikke være alle reguleringer, der resulterer i et negativt resultat, der bliver afregnet af DataLøn. Der er dog særregler for SKAT og ATP, hvor DataLøn må modregne, afhængig af hvilken periode der reguleres for.

På de afregninger hvor der står "Manuel" ud for, betyder det at DataLøn ikke har mulighed for at indhente beløbet for dig, og du derfor selv skal søge beløbet retur. Det kan du gøre ved at tage kontakt til FerieKonto, Skat eller hvem afregningen har været til.

For at tilgå rapporten via rapport modulet i DataLøn, vælger du bilag -> Rapporter, og på oversigten her vælger du Løn:

I det næste billede kan du se alt løn og regulering der er i DataLøn, i den markerede linie kan du sortere på Type, Periode, Udbetalingsdato, Løntermin, Medarbejder gruppe og Tilstand.

Du kan både se behandlede lønninger og reguleringer, og lønninger og reguleringer der ligger i kladde tilstand.

På medarbejderens stamoplysninger kan du finde punktet Ferie og opsparinger.

Det kan du bruge til at danne et overblik over hver enkelt medarbejders opsparinger, og du har mulighed for at rette dem. Medarbejderen skal være tilmeldt en opsparing, for at du kan rette i den.

Du kan eksempelvis bruge det til at lægge opsparinger ind på en ny medarbejder, som tidligere er optjent på en anden aftale i DataLøn eller i et andet lønsystem.

Klik på blyanten for at rette i opsparingerne, hvorefter du kan taste det korrekte beløb og klikke på gem. Du vil modtage et bilag som dokumentation på rettelsen i jeres DataLøn indbakke, som også sendes til medarbejderens digitale postkasse, hvis de er tilmeldt.

Dine rettelser i felterne er individuelle, og påvirker ikke de andre opsparinger. Retter du derfor i eksempelvis feriepengegrundlaget, vil rettelserne ikke påvirke feriepengeopsparing og ferietillæg.

Det er ikke muligt at rette en feriepengeopsparing på medarbejdere med feriegodtgørelse.

Hold ferieregnskab i DataLøn, så du og din medarbejder har overblik over den optjente og afholdte ferie.

Hvis du gerne vil holde ferieregnskab i Dataløn, så både du og medarbejderen har overblik over afholdte og optjente feriedage på lønsedlen, og ønsker at vi skal reducere feriepengegrundlaget ved afholdelse af ferie på funktionærer, skal du tilmelde medarbejderen til ferieregnskab og reduktion af feriepengegrundlag på medarbejderens stamoplysninger, og herefter skal du regulere de perioder der er afholdt feriedage, hvor du registrerer de afholdte dage i de pågældende måneder.

Du skal derfor ikke rette feriedagene under opsparinger i dette tilfælde.

Ferie og opsparinger

Har du brug for at rette dine medarbejders opsparinger eller feriedage? For eksempel i forbindelse med overførsel af feriedage fra gammelt ferieår til nyt, tildeling af 6 ferieuge eller ved opskrivning af opsparinger på en nyoprettet medarbejder. Så kan du læse i vejledningen her hvordan du gør.

Sådan overfører du feriedage fra gammelt ferieår til nyt ferieår

Sådan opskriver du ekstra feriedage

Sådan opskriver du din medarbejders feriedage og feriepengeopsparing