Det er muligt at tilbyde medarbejdere ferie på forskud i DataLøn der går ud over de 2,08 dage medarbejderen optjener i indeværende måned. Denne løsning kan kun benyttes til medarbejdere der optjener ‘Løn under ferie’.

Vi anbefaler ikke ferie på forskud på medarbejdere med feriegodtgørelse, da ferien først kan afholdes når den er optjent og afregnet/indberettet. 

Vigtige funktioner dine medarbejdere skal være tilmeldt

Vi anbefaler at alle jeres medarbejdere er tilmeldt ferieregnskabet i DataLøn. Det gør det mere overskueligt for både dig og dine medarbejdere at finde rundt i feriedagene. Så kan du nemlig se dem på lønsedlen inden du kører lønnen, og din medarbejder kan følge med på sin lønseddel ved udbetaling. 

Det er ikke muligt at tilmelde 14-dages lønnede til ‘reduktion af feriepengegrundlag’.  Du kan læse her hvordan du reducerer feriepengegrundlag på dine 14-dages lønnede medarbejdere.

Hvis I tilbyder ferie på forskud

Nedenstående vejledning gælder kun for medarbejdere som har ferie med løn, da det ikke er muligt at registrere ferie på forskud i DataLøn, for medarbejdere med feriegodtgørelse.

I kan dog sagtens lave en aftale om, at medarbejderen kan holde mere ferie på forskud end de feriedage, der optjenes i indeværende lønperiode (2,08), Vær i den forbindelse opmærksom på, at der kun kan holdes ferie på forskud, som medarbejderen kan nå at optjene i det indeværende ferieår (fra den 1. september til og med den 31. august). Hvis medarbejderen er tilmeldt 'Reducér feriepengegrundlag' kan der maksimalt indberettes 20,83 feriedage i månedslønnen, mens der kan indberettes 25 feriedage på medarbejdere der ikke tilmeldt 'Reducér feriepengegrundlag'.

I eksemplet nedenfor har vi brugt en medarbejder der har været ansat i hele ferieåret og må derfor afholde al ferie, der kan optjenes i indeværende ferieår.

Når du indberetter ferie på forskud får du denne information i lønindberetningen:
 

Hvis medarbejderen ikke er tilmeldt ‘Reducér feriepengegrundlag’ foretager DataLøn ikke reduktion af feriepengegrundlag, det vil sige, medarbejderen optjener feriepenge når medarbejderen afholder ferie.

​

DataLøn er sat op til at medregne 2,08 feriedage for indeværende måned på forskud, når du indberetter løn for de medarbejdere, der har ferie med løn. 

Hvis din virksomhed har valgt, at jeres medarbejdere ikke kan holde ferie på forskud, skal du derfor modregne værdien af de uoptjente feriedage manuelt.

Sådan modregner du feriedagene

Eksempel: Maja vil gerne holde 8 dages ferie, men hun har kun optjent 4 feriedage. Hendes arbejdsgiver tilbyder ikke ferie på forskud, og derfor skal hun selv betale for 4 feriedage. 

Majas arbejdsgiver kan derfor ikke indtaste 8 feriedage i felt 0047, da systemet vil give Maja 2,08 dage på forskud af de dage der optjenes i den løn der indberettes. Maja har kun reelt optjent 4 feriedage på afholdelsestidspunktet, og skal derfor trækkes 4 feriedage i hendes bruttoløn, som hun selv betaler for. For at arbejdsgiveren kan registrere det korrekt i DataLøn, skal dagene deles op i henholdsvis løndel 0047 afholdt ferie i perioden og 0090 Afholdte feriedage u/løn

Du skal også huske at nedskrive medarbejderens arbejdstimer i løndel 01, så det er medarbejderens faktiske antal arbejdstimer, der indberettes. 

Fordi Majas arbejdsgiver ikke tilbyder ferie på forskud, skal arbejdsgiveren lave en manuel beregning af de 4 dage som Maja selv skal betale. Beregningen laves på følgende måde:

bruttoløn 27.835 kr x 4,8% = 1.336,08 kr pr dag x 4 feriedage = 5.344,32 kr som medarbejderen skal trækkes i løn.

Resultatet kan eksempelvis indberettes i løndel 0085 med negativt fortegn.
Vi anbefaler, at du retter lønteksten på den løndel, du vælger at bruge, eksempelvis til “Ferie uden løn”

Du kan se, hvordan du retter løntekster her

Her kan du se, hvordan DataLøns beregning ser ud:

Vær opmærksom på at løndel 0090 ikke er en del af ferieregnskabet og den vises kun på lønsedlen. 

Hvis medarbejderen også har personalegoder

De 4 dage som Maja blev trukket for i bruttolønnen er uden personalegoder. Personalegoder skal nemlig ikke reduceres i medarbejderens løn. Der skal dog reduceres i feriepengegrundlaget med værdien af personalegoder, og derfor skal der laves en regulering i de optjente feriepenge, på medarbejderens stamoplysninger.

Se hvordan du foretager beregningen:

Summen af personalegoder

Beregning af feriepengegrundlag, feriepengeopsparing og ferietillæg

Alle tallene skal trækkes fra medarbejderens opsparede feriepenge, på medarbejderens stamoplysninger, under fanen ferie og opsparinger.