I DataLøn findes der 2 forskellige grupper, som du kan indele dine medarbejdere i for at lette din lønbehandling. Her kan du opsætte nogle standardværdier, som er gældende for alle medarbejdere i gruppen, for eksempel ferietillæg, SH-procent, pensionssatser osv.
Medarbejdergrupper
Her kan du opsætte nogle standardværdier, som er gældende for alle medarbejdere i gruppen. For eksempel ferietillæg, SH-procent, pensionssatser osv.
Bogføringsgrupper
Hvis du inddeler dine medarbejdere i bogføringsgrupper vil du få ekstra bogføringsbilag for hver af dine bogføringsgrupper.
På forsiden af DataLøn holder du musen over Virksomhed og Bogføringsgrupper.
I toppen kan du vælge mellem fanerne Medarbejdergrupper eller Bogføringsgrupper.
I Medarbejdergrupper kan du:
- Oprette nye medarbejdergrupper
- Ændre i de medarbejdergrupper du allerede har
- Slette medarbejdergrupper
Opret medarbejdergruppe
For at oprette en ny medarbejdergruppe trykker du på knappen Opret gruppe. Der åbner nu et nyt vindue, hvor du som minimum skal vælge hvilken løntermin medarbejdergruppen skal være for og hvilket navn medarbejdergruppen skal have.
Derudover har du mulighed for at definere nogle standardværdier for medarbejderne i gruppen. Det kan for eksempel være ferietillægsprocent, SH-procent, pensionssatser eller DISCO-kode.
Ændre en medarbejdergruppe
For at ændre en medarbejdergruppe, skal du klikke på Ret under 'Handling'.
Du kommer nu frem til samme skærmbillede som under oprettelse. Her kan du ændre navnet på medarbejdergruppen og de standardværdier der eventuelt er knyttet til gruppen.
Vær opmærksom på, at du ikke kan ændre ferieordningen på dine medarbejdere.
Ændrer du standardværdierne, vil du få muligheden for at lade ændringen gælde for alle medarbejdere i gruppen.
Vælger du nej, vil ændringen kun være gældende for nyoprettede medarbejdere i gruppen.
Slette en medarbejdergruppe
For at slette en medarbejdergruppe, klikker du slet under ’Handling’.
Hvis en medarbejdergruppe indeholder medarbejdere, kan den ikke slettes. Du skal derfor fjerne medarbejderne fra gruppen først.
Tilføj og fjern medarbejdere fra medarbejdergruppen
For at tilføje eller fjerne medarbejdere til dine medarbejdergruppe, skal du gøre det på medarbejderens stamoplysninger.
- Klik ind på punktet Medarbejdere under menu punktet Medarbejder i den blå topmenu.
- Klik på den medarbejder, du vil placere i en medarbejdergruppe.
- Under afsnittet Ansættelse, klikker du på pilen ud for Medarbejdergruppe, og vælger den relevante gruppe.
- Klik derefter på Gem.
Ønsker du at slette en medarbejder fra en medarbejdergruppe, er det samme sted. Du skal blot klikke på krydset ud for Medarbejdergruppe og derefter Gem.
Bogføringsgrupper
Hvis du vælger Bogføringsgrupper, kan du dele dine medarbejdere ind i bogføringsgrupper og få ekstra bogføringsbilag, der kun viser løndele for de medarbejdere, der er i en bogføringsgruppe.
Her kan du:
- Oprette nye bogføringsgrupper
- Ændre i de bogføringsgrupper, du allerede har
- Slette bogføringsgrupper, du ikke skal bruge
Opret bogføringsgruppe
Når du klikker på Opret gruppe, skal du allerførst give bogføringsgruppen et navn, og derefter trykke Gem. Nu vil du kunne se bogføringsgruppen under Bogføringsgrupper.
Tilføj medarbejdere til bogføringsgruppen
Allerede når du har oprettet bogføringsgruppen, kan du tilføje medarbejdere. Du skal markere gruppen, og klikke på knappen Tilføj medarbejdere og du vil få en liste frem, der indeholder alle aktive medarbejdere, der ikke allerede er tildelt en anden bogføringsgruppe. Ønsker du at se fratrådte medarbejdere eller medarbejdere i andre bogføringsgrupper, kan du markeret det med et flueben.
De medarbejdere du ønsker at tilføje, markerer du med et flueben og trykker derefter på Gem. Du vil nu i højre side af skærmen kunne se, hvilke medarbejdere, der indgår i den markerede bogføringsgruppe.
Slet medarbejdere fra en bogføringsgruppe
Du kan slette medarbejdere fra en bogføringsgruppe ved at klikke på fjern under ’Handling’ i den højre boks: ’Medarbejdere i gruppen: bogføringsgruppen navn’
Ændre en bogføringsgruppe
Du kan ændre navnet på bogføringsgruppen ved at klikke på ret ’Handlinger’.
Slette en bogføringsgruppe
Du kan slette en bogføringsgruppe ved at klikke på slet under ’Handlinger’. Hvis en bogføringsgruppe indeholder medarbejdere, kan den ikke slettes. Du skal derfor fjerne medarbejderne fra gruppen først.
Brugerbegrænsninger
De begrænsninger og rettigheder der er defineret på virksomheden er også gældende, når du bruger medarbejdergrupper og bogføringsgrupper.
Begrænsninger på de enkelte grupper
Det er ikke muligt at oprette 2 grupper i samme løntermin og kun tildele adgang til den ene. Rettighederne/begrænsningerne gælder for hele den lønterminsgruppe, man har adgang til at se eller lønbehandle for.
Bogføringsgrupper og bilag
Når du vælger at bruge funktionen bogføringsgrupper, vil du modtage ekstra bilag for hver bogføringsgruppe i forhold til udbetalingerne. Du vil stadig modtage bilag, som viser totalen for alle medarbejdere i virksomheden.
De ekstra bilag du modtager vil følge lønkørslerne i DataLøn. Det vil sige, at har du bogføringsgrupper, der indeholder medarbejdere i forskellige lønterminer, vil du modtage bilag med subtotaler for hver løntermin i den pågældende bogføringsgruppe.
