På forsiden af DataLøn trykker du på Virksomhed og derefter Ret oplysninger.

I fanebladet øverst trykker du nu på Ordninger og derefter på Opret ny. Vælg Fritvalgsopsparing under Ordningstype. 

Klik på Automatisk udbetaling for at slå funktionen til. Når Automatisk udbetaling er slået til, udbetales fritvalgsopsparingen automatisk i de valgte perioder. Funktionen skal kun slåes til, hvis du ønsker at gøre brug af den. Ønsker du i stedet at udbetale fritvalgsopsparingen manuelt, kan du læse mere om hvordan du gør det i afsnittet “Udbetaling af fritvalgsopsparing” nedenfor.

Hvis den automatiske udbetaling ikke skal være feriepengegivende, tømmes saldoen med løndel 005X, skal den automatiske udbetaling være feriepengegivende, udbetales saldoen med løndel 005M

Det ser således ud når du har valgt automatisk udbetaling og trykket gem:

Klik på 'Saldo må være negativ' hvis denne funktion skal aktiveres. Funktionen må kun anvendes, hvis overenskomst, kontrakt eller andet aftalegrundlag giver mulighed for, at fritvalgssaldoen kan være negativ.

Virksomheden er selv ansvarlig for at sikre, at brugen er i overensstemmelse med gældende aftaler – herunder hvordan en eventuel negativ saldo skal håndteres og tilbagebetales.

Når du har udfyldt felterne, trykker du på Gem & tilføj medarbejdere og du kan nu tilføje de relevante medarbejdere til ordningen.

En medarbejder kan kun være tilmeldt én fritvalgsordning. Forsøger du at tilmelde en medarbejder, der allerede er tilmeldt, vil medarbejderen blive overflyttet fra den anden ordning.

På bogføringsbilaget 'Løndele' i Dokumenter, og i løndatarapporten, vil udbetaling af fritvalg vises således:

1F/5X Fritvalgsbetaling

9F/5M Fritvalgsbetaling m/ ferie u/ pension

På forsiden af DataLøn vælger du ikonet Medarbejder. Alternativt kan du holde musen henover medarbejderfanen, klikke på Medarbejder og derefter Medarbejdere.

Vælg nu den medarbejder, du ønsker at oprette en individuel fritvalgsordning på, og rul ned til afsnittet Opsparinger.

Klik på blyanten i højre hjørne for at oprette/rette.

Tryk på Tilføj fritvalgsordning,vælg Individuel ordning og tryk Opret.

​

Indsæt den procentsats, som skal beregnes til Fritvalgsopsparingen ved hver lønindberetning.

Klik på Automatisk udbetaling for at slå funktionen til. Når Automatisk udbetaling er slået til, udbetales fritvalgsopsparingen automatisk i de valgte perioder. Funktionen skal kun slås til, hvis du ønsker at gøre brug af den. Ønsker du i stedet at udbetale fritvalgsopsparingen manuelt, kan du læse mere om hvordan du gør det i afsnittet “Udbetaling af fritvalgsopsparing” nedenfor.

Hvis den automatiske udbetaling ikke skal være feriepengegivende, tømmes saldoen med løndel 005X, skal den automatiske udbetaling, være feriepengegivende udbetales saldoen med løndel 005M.

Klik på Gem.​

Du har nu oprettet en individuel fritvalgsordning til din medarbejder.

Hvis ordningen skal pauses, gøres det på medarbejderens stamoplysninger under afsnittet Opsparinger. Klik på blyanten i højre hjørne for at rette og klik nu på de tre prikker i højre hjørne og klik på Pause ordning. Husk at ordningen skal genoptages på medarbejderens stamoplysninger efter pauseperioden for at der igen beregnes fritvalg på medarbejderen.

En medarbejder kan kun være tilmeldt én fritvalgsordning. 

På bogføringsbilaget 'Løndele' i Dokumenter og i løndatarapporten vil udbetaling af fritvalg vises således:

1F/5X Fritvalgsbetaling

9F/5M Fritvalgsbetaling m/ ferie u/ pension

Udbetaling af fritvalgsopsparingen
Når du vil udbetale Fritvalg har du to muligheder i DataLøn i lønindberetningen. 

1. Beløbet der skal udbetales kan du indberette i løndel 1F 'Fritvalgsbetaling', '9F Fritvalgsbetaling m/feriepenge eller 2Fx3F 'Fritvalgsbetaling timer x sats'.

2. I starten af lønindberetningen kan du til- eller fravælge, om vi skal tilføje løndel og beløb til udbetaling.

Hvis du ønsker at udbetale hele den opsparede saldo, kan du i lønindberetningen markere feltet Udbetal fritvalgssaldoen, så tømmes hele fritvalgssaldoen på denne løn.

Du kan se medarbejderens fritvalgssaldo i saldoboksen nederst på lønsedlen, og det samlede opsparede beløb for alle medarbejdere på bogføringsbilaget 'løndele' i Dokumenter.

Det opsparede beløb bliver ikke hævet på din konto, før du udbetaler det til medarbejderen.

Du kan aktivere funktionen med et enkelt klik på knappen ud for udbetal fritvalgssaldoen. Du kan nu se de 2 løndele, som fritvalg kan udbetales i. 

Skal du udbetale i løndel ‘1F fritvalgsbetaling’, kan du lade prikken være. Skal du udbetale i felt ‘9F Fritvalgsbetaling med feriepenge uden pension’, skal du flytte prikken ned til den løndel.

Vær opmærksom på, at fratrådte medarbejdere ikke bliver påført udbetaling af fritvalgssaldo automatisk selvom du har aktiveret 'Udbetal fritvalgssaldo' som beskrevet ovenfor. Fratrådte medarbejdere skal håndteres manuelt i lønindberetningen. 

Udbetaling af fritvalg med pension

Skal der opspares pension af det udbetalte fritvalg, har vi på nuværende tidspunkt ikke en løndel til dette. Du kan beregne og opskrive medarbejder og arbejdsgiver beløb på stamoplysningerne, med det ekstra beløb der skal overføres. Husk at slette det igen inden næste lønkørsel.
Har din medarbejder AMP pension, kan du opskrive pensionen i løndel 81 og 82.

Løn frem i tiden

Du kan kun bruge denne funktion, hvis du skal udbetale fritvalg i indeværende eller bagudrettet måned.

Eksempel
I april laver vi en løn, som skal udbetales i maj. Vi kan ikke slå udbetalingen af ferietillæg til, da knappen ikke er synlig. Det er den ikke, da vi vil sikre os en korrekt beregning af fritvalgssaldoen.

Hvis lønperioden ændres

Hvis du retter lønperioden på en igangværende løn, så udbetalingen først sker i en efterfølgende måned, bliver beløbet til udbetaling nulstillet, og du vil blive mødt af en advarselstekst i systemet.

Hvis du laver en ekstra løn (før den ordinære månedsløn), og i samme periode udbetaler fritvalg, med den almindelige lønudbetaling, så skal du vente med at lave den almindelige månedsløn, indtil ekstra lønnen er udbetalt. 

Det gælder kun for de medarbejdere, som får udbetalt feriepengegivende løn i den ekstra løn. Det sikrer, at fritvalg af den feriepengegivende løn fra den ekstra løn bliver medregnet i udbetalingen.

Ønsker du at opskrive fritvalgsopsparingen, kan du indberette beløbet i løndel 7F i lønindberetningen, så vil opsparingen blive opskrevet. Hvis du skal nedskrive opsparingen, kan du rette i opsparingen på medarbejderens stamoplyninger.

Hvis du ønsker, at medarbejderen opsparer fritvalg med et beløb pr. time, kan du anvende løndel 4Fx5F 'Fritvalgsopsparing timer x sats'. I løndelen skriver du antal timer og den sats, timerne skal ganges med.

Det er ikke et krav, at medarbejderen har registreret en fritvalgsprocent på stamoplysningerne for at kunne bruge løndel 7F og 4Fx5F.

Ændring af fritvalgsprocent, skal ske på medarbejders stamoplysninger.

Det er vigtigt, at du husker at udbetale en eventuelt rest-fritvalgssaldo, når medarbejderen fratræder. Glemmer du det, vil saldoen blive slettet, når fratrådte medarbejdere slettes i DataLøn, og det vil give en difference på dine bogføringsbilag.

Nej, der beregnes ikke feriepenge af fritvalg ved opsparing. Beløbet der opspares til fritvalg, beregnes af feriepengegrundlaget, som er de samlede feriepengegivende løndele der indgår i lønnen. Der beregnes feriepenge og eventuel ferietillæg af feriepengegrundlaget separat.

Hvis du ønsker at der skal beregnes feriepenge af udbetalingen, kan du benytte løndel 9F 'Fritvalgsbetaling m/feriepenge u/pension'.

Fritvalgsopsparing i forbindelse med arbejdsmarkedspension
Ønsker din medarbejder at indbetale en procentdel af sin fritvalgsopsparing til sin arbejdsmarkedspension? Gå til medarbejderens stamoplysninger og klik på 'Pension'. Her angiver du i procent hvor meget af fritvalgsopsparingen, som medarbejderen ønsker overført til pension i feltet ‘% del af fritvalgsopsparing til arbejdsmarkedspension'. Den del der overføres til pension beskattes ikke, men overføres brutto til pensionsopsparingen.

Hvis du ønsker, at vi skal lave ændringerne for dig, kan du ringe til os på 72 27 90 90 og bede en af vores lønkonsulenter om at hjælpe dig. Vi fakturerer for ændringen efter gældende prisliste.